Todo negócio depende de inúmeros processos para estar em atividade e muitas vezes, parte desses processos são terceirizados devido à ausência de conhecimento ou tempo para fazê-lo, e isso é comum na maioria das empresas.
É fato que quando terceirizamos ou contratamos um especialista este fará a atividade com maior excelência e em um menor tempo de execução, devido ao conhecimento profundo do assunto.
Mas antes de terceirizar, é importante e necessário o empresário saber do processo para medir se o resultado desejado está sendo alcançado, por isso o controle empresarial é importante.
Importância do controle empresarial
Você já deve ter escutado aquela frase: “A diferença entre um objetivo e uma meta é que o primeiro é apenas um plano, já a meta é quando você define o caminho que você vai percorrer para alcançar determinada coisa.”
Pois bem, se você tem uma empresa, você precisa saber de todos os processos e atividades realizadas para saber o caminho a percorrer para alcançar a meta desejada, e assim ter o controle do negócio em suas mãos.
Vamos transformar essa teoria em exemplos do dia a dia empresarial?
O que você deve fazer na sua empresa?
Para ter o controle empresarial é preciso ter clareza do resultado que deseja alcançar e para isso, é necessário que todos os processos da empresa estejam mapeados para que sejam medidos e, se necessário, melhorados para se obter maior eficiência no alcance do resultado projetado.
Independente do tamanho da sua empresa, é importante formalizar todas as atividades fins do negócio, essa formalização pode ser papel, Word, Excel ou no melhor formato acessível a você.
Sendo uma empresa de serviços, é preciso saber quais os passos seguir para fornecer ou colocar em utilização o serviço ao consumidor final que é o cliente.
Esse passo a passo pode ser formalizado como um check list ou em um texto descritivo, como o exemplo a seguir:
“Para realizar a prestação de serviços de contabilidade é necessário deslocamento ao cliente ao menos duas vezes na semana, falar com o cliente nesses dois dias ao menos trinta minutos para capturar as operações realizadas durante a última semana, verificar se houve contratações de pessoas ou novos serviços para análises da operação e tributação, capturar documentos ou informações necessárias para registro na contabilidade. Durante o mês a assistente contábil revisa os documentos recebidos, registra as informações no sistema XXX, a assistente financeiro gera o boleto da mensalidade do cliente para envio por e-mail para o devido pagamento, e é avaliado durante o mês a necessidade de envio do motoboy ao cliente para retirada de demais informações ou documentos para registro na contabilidade.”
Este é um exemplo ilusório que pode ser realizado ou não por empresas desse segmento, para que o controle empresarial seja assertivo.
A ilustração citada refere-se a um mapeamento de processo ou processos o qual muitos empresários sabem na prática mas poucos formalizam. A ausência desse relato formalizado pode acarretar no descontrole do negócio, os quais podem estar relacionados à realização de atividades adicionais, retrabalhos, custos desnecessários, e muitos outros desperdícios de tempo e dinheiro não identificados na falta do descritivo.
Mapeamento de processos
Ao realizar este mapeamento no controle empresarial, é possível identificar que o custo com o motoboy não seria necessário se houvesse um planejamento com o cliente para retirada dos documentos e informações quando na visita ao cliente, e as horas da assistente contábil também é algo que pode ser avaliado para que ela trabalhe conforme o planejamento de retirada de informações e documentos no cliente.
Avalie como uma tarefa simples de registro da operação do negócio pode ilustrar e fazer com que seja identificado falhas simples, invisíveis ao dia-a-dia do negócio que ao descrever o processo e revisá-lo podemos adequar e/ou diminuir custos e despesas que farão a diferença no resultado do mês ou do ano na Cia.
Medidas simples como essa, alinhadas ao controle empresarial, podem parecer pequenas dependendo do tamanho da empresa, mas o quanto antes for realizado esse registro, mais rápido serão identificados problemas que impactam o caminho para alcance da meta/ resultado desejado.
E é também através do mapeamento das atividades que será possível avaliar a necessidade de novas contratações e/ou compras de produtos, pois quando conhecemos no detalhe a operação da empresa, é possível medir e prever a entrada de todo e qualquer novo processo.
Mas medir não é o suficiente, ao medir sempre mensure gastos ou possíveis gastos atrelados ao processo, como: horas para execução, valor das horas, custo de energia, itens necessários para execução e muito mais, e toda mensuração deve ser inserida para análise na formação de preço de venda do produto ou serviço fornecido pela empresa.
O que achou das dicas? Ao colocá-las em prática compartilhe conosco quais foram os resultados obtidos, garanto que ao aplicá-las você vai conseguir obter maior controle da rentabilidade da sua empresa.Para saber mais sobre como podemos ajudar sua empresa, clique aqui (inserir link interno de contato ou whats direto)
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