O que te move a cada dia como empreendedora? Acredito que a paixão por resultados seria uma das primeiras respostas, estou correta? Os controles internos e a lucratividade do seu negócio precisam estar em um dos primeiros pilares para que possa ter uma empresa sustentável.
Mas seus resultados estão conforme o esperado? O lucro não é somente financeiro, mas o lucro correlacionado ao tempo com a família, amigos, ou demais atividades está conforme o desejado? Seu planejamento empresarial precisa ser ajustado, modificado diariamente por que seu resultado está longe do planejado?
A importância dos controles internos empresariais tem como objetivo a melhoria na gestão do tempo e resultado da empresa, através da aplicação de quatro passos para obter maior controle e rentabilidade da empresa.
Mas antes vamos entender alguns termos e conceitos.
O que são os controles internos?
Nas organizações os controles internos são representados por procedimentos ou rotinas cujos objetivos são salvaguardar os ativos, produzir dados contábeis confiáveis e auxiliar na condução ordenada dos negócios da empresa, representando os controles contábeis e administrativos de maneira clara e objetiva.
Entende-se que todas as empresas que têm controles internos adequados podem ter com exatidão as informações necessárias para base da melhor gestão, ajudando os administradores no aperfeiçoamento das operações em busca dos objetivos a serem atingidos, melhorando a eficiência dos processos produtivos com redução de custos e avanço na qualidade dos produtos e serviços, tornando a empresa cada vez mais competitiva no mercado atuante.
Pensando no mundo corporativo, quando é criado um negócio, se não determinamos regras básicas e controles chaves para execução das atividades que resultarão no lucro estimado, tão pouco, as empresas terão noção ou controle dos números resultantes da sua operação que objetivam o lucro do negócio, e por isso a importância dos controles internos para uma boa gestão.
Passos para melhorar os controles internos e a lucratividade do negócio
Agora vamos apresentar quatro dicas importantes para colocar em prática e trazer medidas preventivas ao negócio, e também para que você gerencie de forma assertiva a lucratividade da empresa.
1º passo
Mapear, registrar, formalizar todas as atividades da empresa que são necessárias para mantê-la em funcionamento.
2º passo
Identificar falhas, ineficiências, retrabalhos durante a formalização de cada processo.
3º passo
Implantar controles chaves para todos os processos mapeados os quais garantam segurança e revisão preliminar durante a execução de cada atividade para segurança e confiabilidade ao processo mapeado.
4º passo
Crie um cronograma trimestral, semestral ou anual para revisitar todos os processos e atividades da empresa realizando manutenções necessárias para garantir a continuidade do negócio no mercado atuante.
O que acha de colocarmos em prática todas essas dicas? Veja o exemplo a seguir.
Para ilustração vamos utilizar uma loja de roupas femininas “Bela Linda”, lembrando que esse é um exemplo com nome e característica totalmente ilustrativos.
Após a abertura da loja de roupas femininas, semanalmente é necessário identificar potenciais clientes através do marketing de negócio, avaliar looks preferidos das clientes, identificar a estação para as roupas que serão compradas, avaliar fornecedores que têm os estilos de roupas e looks listados, realizar no mínimo três cotações dos looks que serão comprados.
Além de quantificar compra dos produtos, avaliar melhor custo e benefício para as cotações realizadas, avaliar custo do frete ou deslocamento para aquisição dos looks, avaliar espaço disponível na loja para apresentação dos looks selecionados, verificar quantidade de estoques que serão adquiridos para avaliar espaço para estocagem, agregar custos da compra: como frete, tempo estimado para análises prévias ao realizar a compra, verificar valor do aluguel da loja, gastos com energia, água, materiais básicos para funcionamento, e revisitar os preços de vendas para agregar todos os custos e despesas citados.
O descritivo refere-se a parte de um dos processos e atividades necessários para que o negócio se mantenha no mercado atuante e em funcionamento, essas atividades são processos que já estão na mente de quem atua nesse mercado, mas será que saber das operações garante que todos os passos estão sendo seguidos?
Ao formalizar o processo, podemos analisar que é possível identificar falhas ou ausência de atividades que garantem o melhor funcionamento e gestão do resultado projetado ao abrir o empreendimento.
Potenciais clientes
Continuando no exemplo citado, será que só identificar potenciais clientes é o suficiente? Para uma boa projeção de resultados, quanto maior o número de detalhes melhor, mas não confunda quantidade com processo mais definidos, ok?
Neste contexto ilustrado, veja que uma das melhorias para ser aplicada é limitarmos a idade, peso, status social e estilo dos potenciais clientes.
O segundo ponto é como identificar o background empresarial, primeiramente é necessário estruturar a localização da loja e as pessoas que frequentam esse local com distância limitada para aplicar uma pesquisa de campo online ou presencial.
Um controle chave que podemos incluir no processo é como devemos realizar as cotações, criar um modelo de requisição de materiais onde seja inserido dados do fornecedor e crie código para os produtos existentes e para os novos que serão comprados, isso facilitará a comparação dos preços ao avaliar os orçamentos e propostas solicitadas.
Avaliem fornecedores de todas as localidades, independente da distância, avaliem melhor custo e benefício sempre, para análise do custo deve ser considerado o valor dos impostos, custo da mercadoria e frete.
Você sabia que alguns Estados têm benefícios ou redução de impostos que podem baratear sua compra? Pois bem, realizando a análise geral de custos é possível identificar potenciais fornecedores.
Visão empresarial
Ao mapear suas atividades e melhorar os processos através do impute de melhorias e controles chaves, é possível ter uma visão ampla da empresa e a detenção do controle do negócio.
Mas somente formalizar as atividades e imputar as melhorias não é o suficiente para manter a continuidade da empresa, a boa gestão inclui revisar e dar a manutenção em seus processos, para isso crie um cronograma mensal dedicando de um a três dias no mês para que você consiga revisar e aprimorar todas as atividades, e ao dar essa manutenção, avalie custos, despesas e preço de vendas, métricas necessárias que irão garantir a lucratividade da empresa.
Lembre-se que custos e despesas não estão apenas relacionados a desembolsos financeiros, custos e despesas também tem relação com o tempo e como você realiza determinada atividade, e lucro não tem relação direta com preço ou quantidade de vendas, lucro é uma relação de eficiência verso resultado, e para que o ponto de equilíbrio da empresa seja atingido e ultrapassado, o foco está nas atividades que são realizadas para colocar a empresa em funcionamento.
A análise do resultado planejado com a aplicação dos quatro passos ensinados aqui podem ser avaliados com base no demonstrativo de resultado e fluxo de caixa da empresa, solicite mensalmente ao seu contador esses demonstrativos e verifique os grupos de contas de receitas e despesas, faça uma relação de divisão da receita bruta com os demais grupos da demonstração do resultado, e através deste percentual será possível identificar qual grupo de contas deve ser revisitado para melhoria dos processos e aumento da eficiência operacional.
Manutenção contínua empresarial
É notável a ausência de interesse pelos administradores referente à implantação e manutenção contínua de controles internos, investimentos em auditoria, compra de tecnologias seguras para o negócio que podem garantir a saúde financeira da empresa.
Muito dos benefícios organizacionais propende a amplificar a aplicação dos recursos contínuos para melhoria de processos.
Quanto maior a eficácia e eficiência operacional, menor são as despesas, os custos de mão de obra, o tempo gasto em atividades, toda essa vantagem também proporcionará melhor qualidade de vida e bem-estar aos colaboradores.
Neste momento, aproveite para buscar soluções para ter resultados e lucros. Entre em contato conosco (inserir link de contato) para que possamos te auxiliar com nossa consultoria qualificada e experiente para o seu negócio.
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